Técnica de origem japonesa, o Housekeeping ou mais conhecido 5S, orienta a implantação da Gestão pela Qualidade Total. Confira algumas dicas de como aplicá-la em sua empresa.

Housekeeping ou popularmente conhecido como 5S é um programa de melhoria comportamental, cuja principal característica é a simplicidade. Consiste em um conjunto de cinco normas que visa manter e otimizar a organização de qualquer local de trabalho.

Essa técnica foi desenvolvida no Japão e utilizada inicialmente pelas donas-de-casa para envolver todos os membros da família na administração e organização do lar. 

No final dos anos 60, quando os industriais japoneses começaram a implantar o sistema de qualidade total (QT) em suas empresas, perceberam que a técnica de Housekeeping seria um programa básico para o sucesso da QT.

É importante salientar que não apenas as grandes empresas podem se beneficiar da técnica de housekeeping, mas também as micros, pequenas e médias empresas, lojas e até mesmo as donas de casa podem otimizar suas atividades, conseguindo melhores resultados com menor esforço.

É um programa simples de ser aplicado. Por meio de trabalhos de racionalização, organização, limpeza, conservação e disciplina sua empresa se transformará num ambiente saudável para todos os colaboradores, clientes e fornecedores. No Brasil a técnica é popularmente conhecida por 5S, iniciais das cinco palavras em língua japonesa que orientam o programa:

1 - Seiri (liberação da área ou espaço): liberar seu espaço de trabalho dos elementos desnecessários. Dê uma boa olhada a sua volta e observe o que não tem utilização e que podem (ou devem) ser descartados.

2 - Seiton (organização): facilita a utilização dos itens de uso. Separar esse material e guardá-los em uma ordem de "uso imediato, uso frequente, uso esporádico e uso eventual" ajuda na hora de utilizá-los.

3 - Seiso (limpeza): limpar seu local de trabalho. Reserve alguns minutos diariamente para desempenhar essa tarefa. Limpe inspecionando e lembre-se, limpar elimina riscos. Elabore um pequeno programa que padronize a hora, a ordem e os objetos a serem limpos.

4 - Seiketsu (padronização): manter sempre um alto padrão de arrumação e organização no local de trabalho.

5 - Shitsuke (disciplina): treinar as pessoas para seguir uma boa disciplina de housekeeping espontaneamente. Essa pode ser a parte mais difícil do programa.

E não descarte a possibilidade de contratar uma auditoria especializada para ministrar cursos e acompanhar o desempenho do programa dentro de sua empresa. Procure também elaborar um relatório periódico sobre o desempenho seu e da sua equipe.

Esse programa deve ser implementado com o objetivo específico de melhorar as condições de trabalho e criar o "ambiente da qualidade", ou seja, iniciar uma mudança de cultura na empresa que favoreça a implantação da Gestão pela Qualidade Total em todos os seus ambientes. Mas como aplicar essa técnica?

Primeiramente é necessário estruturar o programa:

- Treinamento nos cinco sensos da Qualidade (5S's);
- Definição do Gestor do Programa;
- Implantação;
- Manutenção do Programa.

Fatores chave:

Para se ter sucesso na implantação de qualquer programa de melhorias é necessário observar cinco fatores-chave:

- Educação e treinamento
- Envolvimento de todos
- Metodologia adequada
- Assistência de consultoria externa
- Apoio incondicional da direção

O tempo médio de implantação varia de 3 a 6 meses de acordo com a maturidade da empresa.

Agora que você conhece os preceitos do housekeepings comece agora mesmo a aplicá-lo. Os benefícios são inúmeros, pois a eficiência e a produtividade aumentam enquanto que o esforço necessário para realizar a mesma atividade diminui.